 |
| 4 Jenis Surat |
Mengidentifikasi Ciri-Ciri Surat?
Apakah kamu pernah menerima atau
membaca surat? Tentu pernah. Tetapi, sudahkah kamu menyadari komponen apa saja
yang harus ada dalam surat yang wajib kamu perhatikan? Di sini, kamu diminta
untuk memerhatikan komponen-komponennya agar dapat mengidentifikasi ciri-ciri
surat yang kamu temukan.
4 Jenis Surat
Dilihat dan segi pemakaiannya,
surat dapat dibedakan atas empat macam, yaitu surat pribadi, surat pemerintah,
surat niaga, dan surat sosial.
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang
ditulis untuk urusan pribadi. Pengirim surat Pribadi pribadi biasa menyebut
dirinya dengan kata saya. Dilihat dan isinya, surat pribadi dapat dibedakan
atas dua macam:
(1) Surat pribadi yang isinya
bersifat privat, misalnya surat kepada sahabat, anggota keluarga, kenalan, dan sebagainya.
(2) Surat pribadi yang isinya
bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau
kepada organisasi. Misalnya, surat lamaran pekerjaan.
b. Surat PemerintahlSurat Dinas
Surat pemerintah/surat dinas
merupakan surat resmi yang dikirim untuk kepentingan dinas atau untuk kepentingan
administrasi pemerintah.
c. Surat Niaga/Bisnis
Surat niaga/bisnis merupakan
surat yang dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perdagangan. Surat-surat niaga
memakai bentuk yang bervariasi dengan bahasa yang lebih luwes, namun harus
tetap resmi.
d. Surat Sosial
Surat sosial ialah surat yang
dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, baik untuk kepentingan organisasi maupun
untuk kepentingan sosial.
Struktur Surat
Menurut Finosa, bagian-bagian
yang terdapat dalam surat, terutama surat resmi meliputi:
1. kepala surat (kop surat);
2. tanggal surat;
3. nomor surat;
4. lampiran;
5. hal/perihal;
6. alamat tujuan;
7. salam pembuka;
8. isi surat;
9. salam penutup;
10. pengirim surat; dan
11. tembusan.
Namun
demikian, ada juga instansi yang menambah sifat kiasifikasi surat, misalnya
sifat biasa, segera, penting, rahasia. Bagian ini biasanya ditempatkan setelah
nomor surat
a. Kepala Surat
Merupakari identitas singkat
organisasi/lembaga/perusahaan/kantor. Kepala surat umumnya berisi:
1) Nama
organisasi/lembagalperusahaan/kantor;
2) Alamat
lengkap organisasillembagalperusahaan/kantor;
3) Nomor
telepon, faksimile, e-mail (surat elektronik);
4) Nomor kotak
pos atau tromol 05 (bila ada);
5) Alamat
kawat (bila ada);
6) Lambang
(logo).
b. Tanggal Surat
Menunjukkan tanggal surat
tersebut dibuat. Cara penulisan tanggal selalu diikuti bulan dan tahun. Tidak perlu
disebutkan nama kota sebelum tanggal surat apabila sudah ada kepala suratnya.
Contoh: 9 Februari 2008.
c. Nomor Surat
Nomor surat biasanya terdiri atas
nomor unit kode intern organisasi/perusahaanfkantor/lembaga, bulan, dan tahun
pembuatan. Angka tahun seharusnya ditulis lengkap.
Contoh:
Nomor:
72/AB/XI/2008
Kata
“Nomor” tetap ditulis
Nomor
Urut surat yang dikeluarkan
Kode
intrern organisasi/perusahaan/kantor/lembaga
Kode
bulan
Tahun
(Boleh disingkat)
d. Lampiran
Lampiran adalah berkas yang
ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Lampiran dapat berupa surat, fotokopi
ijazah, atau dokumen lainnya. Lampiran harus dicantumkan apabila surat yang
diterbitkan dilampiri berkas atau surat yang lain. Kata lampiran sebaiknya ditulis
lengkap jangan disingkat lamp. Bila kata lampiran telah tercetak pada kertas
surat dan surat tersebut tidak dilampiri suatu berkas, bagian itu harus diisi
tanda
hubung (-).
Contoh:
1) Nomor :
67/F11X12008
Lampiran : -
Hal : Undangan
2) Lampiran :
3 lembar
Lampiran : 4
berkas
e. Hal/Perihal
Hal surat
disebut juga perihal surat atau pokok surat. Dalam menulis hal surat, hams
ditulis dengan huruf kapital pada huruf awal dan tidak boleh diakhiri dengan tanda
titik.
Contoh:
Hal : Lamaran
Pekerjaan
Perihal :
Permohonan Izin
f. Alamat Tujuan
Alamat tujuan ada dua macam:
1) Alamat luar
atau address (ditulis pada sampul),
2) Alamat
dalam (ditulis pada kertas surat).
Alamat tujuan biasanya memuat
tiga unsur, yaitu:
1) Nama jabatan (kepala, ketua,
dan sebagainya di ikuti nama lembaga atau instansi) yang didahului dengan sapaan
kehormatan (Yth.). Untuk tujuan surat dinas, kata Bapak atau ibu tidak perlu
disebutkan sedangkan untuk surat pribadi menggunakan nama orang yang didahului
dengan sapaan kehormatan dan kekeluargaafl (Bapak, Ibu, Paman, dan sejenisnya).
2) Nama jalan, atau nama desa,
RW/RT, gang, nomor, kelurahan, dan kecamatan.
3) Nama kota; dapat menambahkan
kode pos.
Contoh (surat dinas)
Yth. Kepala Balai Bahasa
Yogyakarta
Jalan I Dewa Nyoman Oka No. 34
Yogyakarta
Contoh (surat pnbadi)
Yth. Bapak Ahmad Faizin
Krapyak RT O1/RW 54 Gang Ilmu No.
13
Wedhomartani, Ngemplak, Sleman
55584
g. Salam Pembuka
Salam pembuka hanya dipakai dalam
surat serta sifatnya tidak wajib. Salam pembuka yang biasanya
digunakan ialah dengan hormat.
Penulisannya: huruf d ditulis dengan
huruf kapital, huruf h ditulis dengan
huruf kecil. Beberapa contoh salam pembuka yang lain, yaitu:
Bapak yang terhormat, Salam
hormat, Assalamualaikum Wr. Wb., Salam bahagia, Salam sejahtera, dan
sebagainya.
Contoh:
Dengan hormat,
h. Isi Surat
Isi surat biasa terdiri atas tiga
bagian, yaitu alinea pembuka (kata pembukaan), alinea isi, dan alinea penutup
(kata penutup).
h. Salam Penutup
Pemakaian salam penutup di dalam
surat sifatnya tidak wajib. Dalam praktik pemakaiannya, surat pribadi dan surat
niaga selalu memakai salam penutup, sedangkan surat dinas pemerintahan jarang
yang memakai salam penutup. Salam penutup biasanya untuk menunjukkan ungkapan
rasa penulis surat.
Contoh:
- Hormat kami
(saya)
-
Wassa!amualajkum Wr. Wb.
j. Pengirim Surat
Unsur-unsur yang biasa
dicantumkan dalam pengirim surat meliputi: nama organisasi, jabatan
pengirim/penanda tangan, tanda tangan, nama terang pengirim, dan keterangan lain
(seperti NIP). Nama organisasi dapat dicantumkan, dapat juga tidak. Dalam surat
niaga, nama organisasi masih sering dicantumkan jika tidak menggunakan kop
surat.
Contoh: (surat niaga)
PT Berkah
Mandiri Jaya,
Direktur utama
(tanda tangan)
Hary Saputra
Pendelegasian wewenang
penandatanganan surat ada dua macam, yakni:
1) Atas nama disingkat a.n. dipakai bila pejabat utama
melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk menandatangani surat atas nama
pejabat utama.
Contoh:
a.n. Menteri
Pendidikan Nasional
Sekretaris
Jenderal
(tanda tangan)
Hendra
DwiyatmokO
NIP
2) Untuk bagian disingkat u.b.
Singkatan ini digunakan jika seorang pejabat mendapat pendelegasian wewenang
untuk menandatangani. Pejabat atasannya berhak menandatangani surat dengan
sebutan a.n. pejabat atasannya.
Contoh:
a.n. Menteri Pendidikan Nasional
Sekretaris
Jenderal
u.b. Kepala Biro Kepegawaiafl
(tanda tangan)
Miko Saputra
NIP
k. Tembusan Surat
Bagian tembusan surat digunakan
untuk menuliskan instansi yang mendapatkan tembusan. Bagian ini dituliskan pada
margin/pias sebelah kiri sejajar dengan bagian isi surat. Kata tembusan ditulis
dengan huruf kapital pada huruf pertamanya saja.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMK Bina Karya
2. Drs. Hadi Prasojo, M.Pd.
Bila tembusan, objeknya hanya
satu ditulis sebaris atau sejajar dengan notasinya.
Contoh:
Tembusan: Kepala Biro Perencanaan
Notasi
tembusan dapat juga ditulis dengan tindasan atau carbon copy (c.c.)
Dalam penulisan tembusan, ada
kalanya diperlukan tembusan buta, yaitu tembusan yang disampaikan kepada pihak
ketiga tanpa diketahui oleh penerima surat/objek surat. Di sini, tidak ada
istilah tembusan pada surat yang diterima objek surat, tetapi pada kopi surat
diketik tembusan buta atau ditulis dengan notasi BBC (Blind Carbon Copy).
Contoh:
BBC: Pimpinan
STIE Makassar
Hal-Hal yang Harus Diperhatikan
dalam Surat-Menyurat Subariyanto (1988: 8) menyatakan bahwa penulis surat wajib
mengetahui dasar-dasar komposisi yang meliputi: (1) pilihan kata; (2)
penyusunan kalimat; dan (3) penyusunan alinea.
1. Pilihan Kata
Pilihan kata adalah cara memilih
kata-kata yang digunakan untuk menyampaikan ide atau pikiran ke dalam sebuah
kalimat. Dalam surat, pilihan kata diutamakan pada:
a) ketepatan kata, yaitu cermat
di dalam menggunakan kata sehingga mampu mengungkapkan ide yang tepat;
b) kebakuan, maksudnya penggunaan
kata menghasilkan struktur kalimat yang baku;
c) keumuman, maksudnya kata-kata
yang dipilih untuk menyusun struktur kalimat harus yang umum
diketahui masyarakat;
d) kehematan, penggunaan
kata-kata secara ekonomis dan secara cermat dalam menyusun sebuah kalimat;
e) kehalusan makna, maksudnya
ialah kata-kata yang dipergunakan hams bernilai rasa halus atau santun.
2. Penyusunan Kalimat
Dalam menyusun kalimat, perlu
memerhatikan:
a) kesatuan pikiran;
b) kesatuan susunan; dan
c) kelogisan.
3. Penyusunan Alinea
Agar alinea dalam surat dapat
tersusun dengan baik, sedikitnya ada tiga persyaratan, yaitu:
a) kesatuan alinea;
b) kohesi;
Comments
Post a Comment